LIONSCLUB VUGHT `LES LUNETTES`

Ledenbeleid 1e versie (oprichting)

Het ledenbeleid

 Uitgangspunten voor ons ledenbeleid zijn:

  • Circa 30 a 35 leden (continuïteit van de vereniging)
  • Wervingsgebied Vught: en aangrenzend en ten Westen en ten Oosten hiervan ;
  • Conform de statuten: Lid kunnen slechts worden zij die werkzaam of woonachtig zijn in het gebied, dat door het District en de vereniging (zie hier boven) als wervingsgebied is vastgesteld;
  • We streven naar een zo groot mogelijke diversiteit in beroepsgroepen binnen de club;
  • We streven naar een leeftijdsspreiding;
  • We streven naar evenredige geslachtsverdeling, met een minimale verhouding van 2/3 en 1/3 man/vrouw of vrouw/man;
  • CL&U moet een positieve indruk hebben van de motivatie van kandidaat-lid.

Uitvoering                     

Verantwoordelijkheid.

De Commissie Ledenbeleid & Uitbreiding, verder te noemen “de commissie”, is verantwoordelijk voor de formele stappen in de introductieprocedure, zoals acceptatie van een kandidaat-lidmaatschap, het voorstellen van het kandidaat lid aan de leden, het bewaken en uitvoeren van de inspraakprocedure van alle individuele leden (vetorecht). Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het uitnodigen van het kandidaat-lid tot en met het lidmaatschap en de installatie van het nieuwe lid.

De commissie

Het bestuur benoemt daartoe de commissie, die adviseert bij het opstellen van het ledenbeleid en belast wordt met de uitvoering daarvan.

De Commissie Ledenbeleid & uitbreiding bestaat uit minimaal 3 leden. Een voorzitter en twee leden. De voorzitter is aangewezen voor een jaar. Daarna neemt een lid van deze Commissie Ledenbeleid & uitbreiding die taak over.  De voorzitter rapporteert aan het bestuur en de ledenvergadering. Jaarlijks treedt een van de leden af en wordt opgevolgd door een ander Lions lid.

Instroomcriteria nieuw aspirant Lions lid

Onderstaand worden de toetsingscriteria in volgorde van prioriteit opgesomd.

  1. Geslachtverhouding;
  2. Motivatie;
  3. Leeftijdsopbouw;
  4. Beroepsgroep;
  5. Chemie / indruk;
  6. Woonplaats;
  7. Economisch binding.

De toetsing geschiedt door de commissie zoveel als mogelijk op basis van objectiveerbare gegevens.

 

Aanmelden.

Men kan aspirant lid worden op uitnodiging van een van de leden (sponsor). De sponsor maakt daarbij de eerste beoordeling of deze persoon voldoet aan de gestelde criteria. Potentiële leden mogen zich ook op eigen verzoek via een Lions lid melden. Deze laatste wordt dan sponsor.

Melden van de kandidaten.

De sponsor vult een ‘voorstel voor lidmaatschap’ formulier in en meldt de aspirant kandidaat bij de commissie aan. Deze gegevens worden schriftelijk gepresenteerd aan het bestuur.

De commissie neemt besluit over het wel of niet ondersteunen van de aanvraag tot kandidaat-lidmaatschap op basis van de uitgangspunten van het ledenbeleid. Als het CL&U de aanvraag niet ondersteunt, wordt de sponsor door de Commissie Ledenbeleid & uitbreiding geïnformeerd.

De commissie brengt de aanmelding van de kandidaat mondeling in tijdens de ledenvergadering. Daarbij krijgt de sponsor de gelegenheid de kandidaat toe te lichten. Niet aanwezige leden tijdens de bijeenkomst c.q. vergadering kunnen de voordrachtsgegevens met uitzondering van de personalia nalezen in de notulen van de secretaris van de vereniging. Daarna zal de commissie de kandidaat tijdens twee vergaderingen nogmaals noemen.

Vetorecht.

De leden hebben 14 dagen de tijd, na verspreiding van de notulen door de secretaris (waarin 3 keer de voordrachtgegevens worden vastgelegd), om bezwaren bekend te maken bij de commissie. Deze bezwaren dienen altijd onderbouwd te zijn met argumenten.

De commissie fungeert hierbij als een vertrouwens commissie

Afwijzing van een aspirant-lid.

Zijn er twee leden of meer tegen de kandidatuur, conform artikel 7 lid 3 van de statuten, dan krijgt de kandidaatsstelling geen vervolg. De president heeft het recht om in voorkomende situaties wanneer slechts één individueel Lions lid gebruik maakt van het vetorecht te overleggen met dit lid en de zwaarte van het bezwaar te wegen, en vervolgens te besluiten over het voortzetten van de procedure.

De sponsor wordt ingelicht door de commissie. In de vergadering wordt gemeld dat de voordracht van het aspirant-lid is afgewezen c.q. is ingetrokken.

Beëindiging door aspirant Lion.

Een aspirant kandidaat dient zich schriftelijk, met korte motivatie, af te melden bij de commissie.

Acceptatie.

Als de kandidaat wordt geaccepteerd dan neemt de commissie contact op met het aspirant-lid. De commissie stelt informatie beschikbaar over onder meer de doelstellingen van de Lions, de samenstelling van de club en de ‘mores’ van onze club. Doel van dat gesprek is de kandidaat te informeren over de Lionsclub en te bezien of de kandidaat ook daadwerkelijk lid wil worden.

Tijdens de eerst volgende korte avond wordt bekend gemaakt dat de kandidaat wordt uitgenodigd en wordt tevens de mentor aan gesteld. De kandidaat wordt uitgenodigd voor de bijeenkomst daarna. Dit nieuwe lid wordt opgevangen door: de mentor, of de commissie, of de sponsor en/of het bestuur. Bij voorkeur een kwartier voorafgaand aan de bijeenkomst. Tijdens die bijeenkomst wordt de kandidaat voorgesteld aan de club en zal hij/zij iets over zichzelf vertellen.

Kennismakingsperiode.

De kandidaat krijgt 3 maanden de tijd om kennis te maken met de Lionsclub. Tijdens de kennismakingsperiode heeft hij een mentor, niet zijnde de sponsor, die hem / haar introduceert in Lionsland.

Na afloop van de kennismakingsprocedure zal het kandidaat-lid -behoudens zwaarwegende bezwaren van één of meer leden- persoonlijk gevraagd worden door het bestuur om het lidmaatschap te aanvaarden.

Ingeval van zwaarwegende bezwaren heeft de president de plicht dit met de mentor van het desbetreffende kandidaat-lid te bespreken en het kandidaat-lid te verzoeken van zijn kandidaat-lidmaatschap af te zien, om aan te geven dat op deze wijze de kandidatuur niet leidt tot installatie.

Een kandidaat Lions-lid, dient in de kennismakingsperiode een attendance te behalen van minimaal 75% en indien afwezig, dan men kennisgeving. Wanneer het kandidaat Lions-lid in de 3 maanden de 75% aanwezigheid niet gehaald heeft, zal de commissie de mentor verzoeken met het kandidaat-lid contact op te nemen. Indien de motivatie rondom afwezigheid naar oordeel van de mentor zwak is, dan zal de mentor  het bestuur adviseren de kandidaat Lion mede te delen dat het lidmaatschap niet doorgaat.

Als de kandidaat na drie maanden aangeeft lid te willen worden en er geen bezwaren zijn, dan wordt in overleg met de president een datum voor installatie gepland. Het einde van de kennismakingsperiode wordt tijdens de korte avond door de commissie gemeld aan de leden van de club. De leden hebben 14 dagen de tijd, na verspreiding van de notulen door de secretaris, om hun eventuele zwaarwegende bezwaren schriftelijk bekend te maken bij de commissie. Deze bezwaren dienen altijd onderbouwd te zijn met argumenten. Het bestuur besluit over het al dan niet overgaan tot installatie van het kandidaat lid.

Mentortaken.

Onderstaand de taken die de mentor heeft:

  1. Aanspreekpunt kandidaat Lion;
  2. Wel en wee van de Lions Club Vught “Les Lunettes” overdragen;
  3. Bij de eerste bijeenkomst nieuwe kandidaat lid mee opvangen;
  4. Actief begeleiden van het kandidaat lid tijdens bijeenkomsten en/of activiteiten;
  5. Attendance (±75%) bewaken;
  6. Een evaluatiegesprek voeren.

Installatie.

De installatie is tijdens een bijeenkomst met zoveel mogelijk leden en gaat gepaard met de nodige ceremonie: speldje, oorkonde, toespraak, glas wijn.

Het bestuur zorgt voor de installatie van het nieuwe lid.

Bewaren gegevens

De gegevens van de kandidaten voor het lidmaatschap worden bewaard door de commissie welke hiertoe een functioneel en waar nodig vertrouwelijk archief bijhoudt. Zodra de aanmeldingsprocedure van een aspirant-lid definitief wordt gestaakt, wordt de verzamelde informatie en correspondentie vernietigd. Overigens bedraagt de vernietigingstermijn van bescheiden 3 jaar.

 

Aanvulling, wijziging of opheffing van –delen van- dit reglement.

Geschiedt tijdens een algemene ledenvergadering, die minimaal 14 dagen te voren is uitgeschreven en waarbij dit onderwerp op de agenda staat. Tijdens de vergadering dient minimaal 51% van het aantal aanwezige en gevolmachtigde leden voor te stemmen.

Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van september 2003.

Bijlage 1

Onderstaand staat de voorbeeld brief die de CL&U zal verzenden als een aspirant-lid wordt afgewezen, nadat deze zichzelf heeft aangemeld via het secretariaat:

 

Naam

Adres

Postcode Plaats

 

Vught, <datum>

 

 

Geachte <naam>

 

Lions Club Vught “Les Lunettes” heeft kennisgenomen van het feit dat u als kandidaat-lid voorgedragen wilt worden bij onze vereniging.

 

Op grond van uw persoonlijke gegevens moeten wij u helaas mede delen dat wij tot de conclusie gekomen zijn, dat wij geen kans zien uw aanvraag te honoreren.

 

Motivatiezin.

 

Wij bedanken u voor uw interesse in Lions Club Vught “Les Lunettes”.

 

Mocht u nog nadere toelichting wensen, dan kunt u zich richten tot <naam lopende voorzitter commissie ledenbeleid>

 

Vertrouwend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, verblijven wij,

 

Met vriendelijke groet,

 

 

 

<naam voorzitter CL&U>

Voorzitter Commissie Ledenbeleid & uitbreiding

 

 

Bijlage 2

Kandidaatmeldingsformulier              Notulenvolgnummer: _____

 

Ondergetekende wordt als kandidaat-lid voor de Lionsclub Vught “Les Lunettes” voorgedragen.

 

Naam                       :…………………………….     Geslacht:   M / V

 

Voorletters         :……………………………..Roepnaam:………………….

 

Adres                        :………………………………………………………………

 

Postc, woonplaats       :………………………………………………………………

 

Geboortedatum  :…….-……..-……..

 

Beroep              :………………. Werklocatie: …………………………………

 

………………………………………………………………

 

Telefoonnummers       : ….-…..….(privé) .… – …………(Werk) ….-……………

 

06 -…………………..(mobiel)

 

E-mail                       : ………………………………@……………………………….(prive)

 

Motivatie           : ……………………………………………………………..

 

………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

Gepolst Ja/Nee       reactie: ……………………………………………………………………..

 

 

Kandidaatmeldingsformulier              Notulenvolgnummer: _____

 

Datum:                        Ondertekening sponsor:

 

_______________         ___________________________

naam in blokletters

 

 

na ondertekening s.v.p. inleveren of opsturen naar:

Ledenbeleidscie Lions Clubb Vught “les Lunettes”, Hoevensestraat 7, 5262 LN VUGHT, fax: 073-6860998

 

 

 

 

Kandidaatmeldingsformulier              Notulenvolgnummer: _____

 

T.b.v. ledencie

 

Vermeld in notulen 1e keer: ______________

Vermeld in notulen 2e keer: ______________

Vermeld in notulen 3e keer: ______________

 

Afgewezen op toesingscriteria: ja / nee

Afgewezen via lid c.q. leden uit de club ja / nee

 

 

 

Bijlage 3

Aanmeldingsformulier LOLAS

 

Ondergetekende meldt zich aan als lid van Lions Club Vught “Les Lunettes”.

 

Naam                       :…………………………….     Geslacht:   M / V

 

Voorletters         :……………………………..Roepnaam:………………….

 

Adres                        :………………………………………………………………

 

Postc, woonplaats       :………………………………………………………………

 

Geboortedatum  :…….-……..-……..

 

Beroep              :………………………………………………………………

 

Werkgever        naam..………………………………………………………

 

plaats……………………………………………………….

 

Naam partner          :………………………………………………………………

 

Telefoonnummers       :…………-………….(prive)

 

…………-………….(zakelijk)

 

06 -…………………..(mobiel)

 

E-mail                       : ………………………………@………………………(prive)

………………………………@………………………(zakelijk)

 

Datum :                                            ondertekening